Tips Mendampingi Tamu

IMG_0652

Sewaktu sekolah dulu, nggak ada mata pelajaran atau mata kuliah yang diajarkan secara khusus cara mendampingi tamu dengan baik. Mungkin kalau belajar di sekolah kepariwisataan, pelajaran itu akan kita dapatkan.

Setelah memasuki dunia kerja, keterampilan itu ternyata diperlukan. Bagi karyawan, wirausahawan, staf pengajar, ataupun aktivis kegiatan sosial, keterampilan ini penting dimiliki. Ketika ada kunjungan tamu dari lembaga lain ke tempat kerja atau lokasi usaha kita, tentu dibutuhkan seseorang yang mampu menjelaskan dengan lengkap profil tempat kerja tersebut.

Tujuannya apa? Agar tamu yang berkunjung mendapatkan informasi yang lengkap dan gambaran yang utuh mengenai profil lokasi yang dikunjungi. Selain itu, juga kendala dan permasalahan yang dihadapi serta prospek ke depannya. Penjelasan yang lengkap dan disampaikan dengan cara yang baik akan meninggalkan kesan mendalam bagi tamu.

Meski keterampilan itu tidak diajarkan secara khusus di sekolah maupun bangku kuliah, semuanya bisa kita pelajari sambil bekerja alias learning by doing.

Sebagai karyawan yang sering ditugaskan mendampingi tamu, ada beberapa tips yang perlu saya bagikan. Apa saja?

1. Pelajari latar belakang tamu

Jika ada tamu yang baru pertama kali berkunjung dan belum kenal, biasanya saya langsung browsing untuk mengetahui siapa dia, apa pekerjaannya maupun riwayat hidupnya. Dengan bantuan mbah Google, nggak sulit mendapatkan informasi yang diperlukan.

Sebelum orangnya datang, biasanya surat tugas tamu sudah dikirim via faks dari kantor cabang. Dengan bantuan internet, cukup ketikkan namanya dan biarkan mbah Google yang mencarinya.

Informasi tersebut diperlukan, karena waktu tamu datang, saya jadi tahu harus bicara apa. Kalau perlu, informasi tentang dirinya perlu kita ketahui juga, misalnya dia hobi main catur, suka nonton siaran langsung sepakbola, pernah membuat buku atau menulis di media massa. Bahan obrolan seperti itu dapat menjadi topik menarik yang menjadikan suasana lebih akrab.

2. Kuasai obyek atau lokasi yang akan dikunjungi

Jangan sampai kita nggak tahu dengan gambaran obyek yang akan dikunjungi. Pertanyaan tentang berapa jam perjalanan, tujuan suatu obyek dibuat dan perkembangan kegiatan terbaru di obyek tersebut adalah pertanyaan yang sering ditanyakan tamu.

Apabila ingin tahu lebih detil, kita bisa meminta bantuan orang-orang yang sehari-hari berada di obyek tersebut untuk menjelaskannya.

3. Sering Membaca

Saat ini begitu banyak bahan bacaan yang tersedia di hadapan kita. Waktu 24 jam rasanya nggak cukup untuk melahap semua informasi yang ada. Koran, majalah, buku, semuanya sumber pengetahuan yang menjadi modal utama mendampingi tamu.

Harus rajin-rajin update informasi, minimal berita-berita terbaru yang menjadi headline di media massa kita ketahui. Topik-topik berita yang hangat di media massa biasanya juga jadi bahan obrolan yang menarik.

4. Berlatih aktif berbahasa asing

Beruntunglah bagi teman-teman blogger yang sudah terbiasa berbahasa asing ketika sekolah. Keterampilan ini benar-benar sangat diperlukan ketika memasuki dunia kerja. Kalau di iklan lowongan kerja sering ditulis β€œFluently in English, both oral and written”.

Penguasaan bahasa Inggris dalam percakapan menjadi modal utama ketika mendampingi tamu-tamu dari luar negeri. Meski tamu berasal dari negara-negara yang tidak menjadikan bahasa Inggris sebagai bahasa utama, namun sebagian besar mereka berkomunikasi menggunakan bahasa ini.

Meski sudah belajar bahasa Inggris enam tahun di SMP dan SMA, namun karena jarang dipraktekkan untuk percakapan dan lebih banyak belajar grammar atau structure, kemampuan bicara kita kalah dengan para pemandu wisata.

Nggak hanya itu, terkadang kita merasa canggung ketika berbicara dengan orang asing. Padahal, setahu saya mereka datang ke negara kita itu kebanyakan ingin tahu dan belajar. Sementara kita yang sehari-hari tahu dan juga melakukan pekerjaan itu, karena bahasa Inggrisnya minim akhirnya malah nggak bisa menjelaskan dengan baik.

5. Koordinasi dengan bagian-bagian lain

Ini kegiatan yang juga penting. Karena kalau mendampingi tamu, kita perlu kendaraan, juga bekal makanan. Jangan lupa berkomunikasi dengan bagian-bagian yang menangani urusan tersebut.

6. Waktu makan jangan dilupakan.
Kalau sudah waktunya jam makan, apalagi pakai janjian sebaiknya ditepati. Misalkan waktu malam hari, kita bilang besok sarapan jam 7 pagi. Minimal jam 6.30 sarapan sudah terhidang di meja makan.

7. Perhatian dengan kesulitan tamu

Ada hal-hal di luar dugaan yang terkadang dialami tamu selama kunjungan. Misalnya kakinya terpeleset dan keseleo. Ini tentu suatu hal yang tidak kita inginkan. Sebagai pendamping tamu, upaya mencari tukang urut yang bisa mengurangi rasa sakit adalah bagian dari tugas yang harus dilakukan.

Contoh lainnya, ada juga tamu yang datang lupa bawa modem. Padahal dia tahu kalau nggak semua tempat terisolir dan nggak ada sinyal ponsel. Ada juga tempat-tempat yang sudah bisa untuk internetan.

Kalau sudah seperti ini, nggak usah berat hati untuk meminjamkan modem kita, hitung-hitung membantu memudahkan urusan orang lain. Siapa tahu, suatu saat kita juga mengalami hal yang sama. Kebagian peran sebagai tamu yang memerlukan bantuan orang lain.

Bekerja di tempat yang sering menerima tamu memang perlu terus belajar dan mengikuti perkembangan informasi. Kalau nggak, bisa seperti pantun di bawah ini :

Ikan tongkol ikan gembung
Diajak ngobrol tapi nggak nyambung.

Iklan

31 pemikiran pada “Tips Mendampingi Tamu

  1. wah .. kamu sptnya sudah banyak pengalaman mendampingi tamu ya mas, kalau baca tips nya di atas rasanya perhatian banget sama tamunya, bisa buat teladan nih sama yg lain yg mungkin punya pekerjaan menerima dan mendampingi tamunya biar nggak merasa ditelantarkan atau dicuekkin ya mas

    endingnya itu dapat dr mana mas ? apa karangan mas Yudhi sendiri bikin senyum senyum πŸ˜›

    1. hitung-hitung berbagi pengalaman, mbak. asyiknya mendampingi tamu itu hampir sama spt ngeblog.

      banyak hal baru yg saya peroleh ketika ngobrol dengan tamu, bahkan terkadang bisa jadi bahan postingan.

      itu endingnya bikinan sendiri, lagi coba-coba bikin pantun πŸ™‚

      1. iya mas, jarang , walau pernah baca ada juga rekan blogger yg kadang membalas komentar dgn pantun juga, aku sampai senyum senyum kl ke blog dia dan dibalas dgn pantun komentarku πŸ˜›

        wah .. template blog yg ini cantik sekali mas πŸ™‚

  2. Yahh,, begitulah pak,, dimanapun kita bekerja juga harus menguasai semua yang dikerjakan dan harus selalu berkreasi untuk menciptakan pekerjaan lebih mudah dan teratur tentunya… bayangkan saja kalo sebagai penerima tamu hanya mengandalkan tampang saja, misalnya cantik, yah bisa berabe kalo gak tau apa apa…

    1. sepakat banget, bro. Modal tampang doang belum cukup deh untuk mendampingi tamu.

      selain kecantikan, diperlukan juga wawasan berpikir dan perilaku yang baik dalam melayani tamu.

  3. ini lebih profesional daripada nerima tamu di rumah. semua penyambutan harus dimanage dengan baik. kawan-kawan, ayo kita siapkan semuayang diperlukan untuk menyambut tamu hari ini.

  4. keren mas tipsnya. orang yang tamu satu kantor, satu negara aja susah apalagi kalau beda negara, beda kantor dll ya mas. πŸ™‚

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s